News

Am 01.01.2017 endet die gesetzliche Schonfrist zur revisionssicheren Archivierung von E-Mails!

pitcom

Moderne und sichere E-Mail-Archivierung mit der secuBOX


Schon seit einigen Jahren werden durch die Finanzbehörden Unternehmen auf die Notwendigkeit hingewiesen, elektronische Dokumente revisionssicher zu speichern. Das Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlichte dazu bereits Ende 2014 in seinen „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ welche Vorgaben der Finanzverwaltung an IT-gestützte Prozesse gestellt werden.

Die Finanzämter verlangen von Unternehmen ein hohes Maß an Professionalität im Umgang mit elektronischen Dokumenten hinsichtlich buchungsrelevanter Daten. Hierzu zählen insbesondere per E-Mail versendete oder empfangene Daten (wie Angebote, Aufträge, Ausschreibungsunterlagen, Rechnungen, etc.). Spätestens ab dem 01.01.2017 müssen Unternehmen die Vorgaben der GoBD erfüllen. Sonst drohen hohe Kosten durch Ordnungsstrafen und behördlich angeordnete Umsetzungsmaßnahmen.

Grundsätzlich gilt: Alle elektronisch empfangenen und gesendeten Dokumente (E-Mails) müssen unveränderbar gespeichert, jederzeit auffindbar und bei Betriebsprüfungen durch die Finanzbehörde  abrufbar sein.

Mit der "secuBOX" von pitcom erfüllen Sie alle Anforderungen an eine gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung und minimieren Ihr eigenes Haftungsrisiko im Falle einer Prüfung oder bei Rechtsstreitigkeiten.

Nutzen Sie die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-Mail-Archivierung, die Ihre E-Mails automatisiert für den öffentlichen Zugriff archiviert und die anderen Daten vor dem Zugriff schützt.

Weitere Informationen zur secuBOX finden Sie hier.

--------------------------------------------------

Hinweis: Die BITKOM hat ein Dokument mit 10 Regeln zum Thema E-Mail-Archivierung und GoBD verfasst, welches sehr verständlich erklärt, wie, wann und in welchem Umfang archiviert werden muss. Das Dokument kann hier heruntergeladen werden.